viernes, 26 de abril de 2013

Establecer objetivos en la gestión del tiempo

Indudablemente, una buena planificación permite ahorrar tiempo, en éste y en todos los terrenos. Cuanto mejor planifique y distribuya su tiempo, mejor lo aprovechará.

El primer elemento de cualquier planificación es definir los objetivos. El primer paso para distribuir adecuadamente su tiempo es decidir qué es lo que se quiere conseguir.

Objetivos bien definidos y claros son esenciales antes de poner en marcha cualquier gestión del tiempo. Saber a dónde quiere llegar, o qué metas desea alcanzar son un requisito imprescindible de todo plan. Sólo así, al final, cuando el mismo haya concluido, podrá hacer una valoración de los logros; los objetivos señalan el parámetro de evaluación de un plan. Unos objetivos bien definidos concentran las fuerzas en un preconcebido centro de gravedad. En fin, establece objetivos precisos son la clave de un buen aprovechamiento del tiempo.

Esos objetivos, por otra parte, han de guiar en todo momento las diversas actuaciones en este campo, porque, de lo contrario y en palabras de Mark Twain “Cuando hemos perdido de vista nuestro objetivo, redoblamos nuestro esfuerzo”. Se puede afirmar que “Definir bien los objetivos y planificar las actividades para conseguirlos es una parte importante del éxito”.

Establecer objetivos marca el camino. Sólo si estos están claramente definidos se podrá hacer una evaluación la eficacia en el uso del tiempo. El éxito se logra a través del tiempo. En palabras de Stephen R. Covey, es necesario “poner la brújula antes que el reloj”.

Como decíamos, lo primero es delimitar perfectamente los objetivos, ya que no puede organizar bien su tiempo si no sabes antes cuáles son los objetivos prioritarios, es decir, si no tiene claro qué es lo que quiere conseguir ni dónde quiere llegar.

Y, puesto que hay una jerarquía de objetivos, lo mejor es comenzar por los más importantes: los de largo plazo. Por tanto debemos definir en primer lugar las prioridades mensuales, luego las semanales y finalmente las diarias.

Aun así siempre debemos ser relativamente flexibles, de modo que pueda acomodarlos a los cambios que puedan surgir durante el desarrollo de los mismos. De hecho, es recomendable revisar periódicamente las prioridades y objetivos, por ver si es necesario modificarlos en algún aspecto.

martes, 16 de abril de 2013

ESTRATEGIA PARA GESTIONAR EL TIEMPO

  1. Cada persona programa sus responsabilidades y prioridades a su manera; es decir, no hay un modelo único para gestionar bien el tiempo. Pero sí se han establecido unos principios básicos que cualquier directivo puede aplicar a cualquier circunstancia.
  2. Planificar es la clave para gestionar el tiempo. Organizar el tiempo es la llave maestra de su utilización eficiente.
Es evidente que, con el mismo tiempo, todos no alcanzamos los mismos resultados, y que todos los días no somos igualmente eficaces. Por eso, se debe de organizar el tiempo: le permitirá trabajar menos y mejor. Todos perdemos tiempo en nuestro trabajo o, al menos, tenemos la impresión de haber hecho menos de lo que queríamos; con una buena organización de nuestro tiempo podríamos haberlo evitado.
A veces pensamos que el tiempo dedicado a planificarnos es tiempo perdido. No es así. “Aquellos que creen que están demasiado ocupados para planificar sus actividades, siempre perderán más tiempo resolviendo las crisis que surjan” .A lo que habría que añadir que la inversión en tiempo se ve más que compensada por el aumento de la eficacia. Una hora dedicada a la planificación, normalmente ahorra tres en el momento de la ejecución de aquello que se ha planificado, y se obtienen mejores resultados. Sume el número de dichas horas. Utilizando como base una semana de 40 horas, el total de tiempo adicional que se consigue por este medio es de cuatro meses al año. Así podremos decir que “La gente que no planifica su tiempo, lo pierde; la gente que planifica su tiempo, lo invierte”.
Para administrar bien el tiempo, podremos aplicar la técnica SODA:
  • Saber el tiempo del que se dispone.
  • Organizar una lista de prioridades clasificadas por orden de importancia.
  • Decidir cuáles se van a realizar personalmente, cuáles se van a delegar y en quién, qué tiempo se va a reservar para cada una, etc.
  • Actuar en consecuencia, es decir, metódicamente, sin improvisaciones ni contradicciones.
La planificación realizada con este método hay que hacerla de forma realista (contando con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales). Contabilizando el necesario para preparar, pensar, comprobar y revisar una tarea. Se debe planificar el tiempo como si fuera una prenda de vestir: que cada cual se sientas cómodo y que quede un poco holgada, por si encoge...
Esta planificación ha de ser escrita. Para que no se olvide. Esto presenta las siguientes ventajas:
  • Descarga de trabajo a la memoria: nada reaviva más la memoria que la tinta.
  • Ofrece una visión panorámica de su distribución.
  • Es un elemento de automotivación.
  • Evita frecuentes distracciones.
  • Señala, día a día, lo que queda sin solucionar o terminar.
  • Descubre el tiempo perdido.
  • Favorece ajustar el tiempo.
Es conveniente reservar tiempo para organizar el trabajo. Tres niveles u horizontes existen en la organización del tiempo: mensual, semanal y diaria.
La planificación mensual se limita a tareas de larga duración y es la más difícil, por distante. La más útil es la diaria, siempre que se realice todos los días.
Sin embargo, Stephen R. Covey aconseja planificar nuestra actividad desde una visión semanal, porque la diaria ofrece una visión limitada (como un primer plano cinematográfico), en tanto que la semanal proporciona un “contexto más amplio, amplía la foto y nos permite ver lo que en realidad son las montañas. Las actividades diarias comienzan a tomar dimensiones más adecuadas cuando las visualizamos en el contexto de la semana»”
La planificación del tiempo debe acabar siendo una actividad diaria, habitual y rutinaria. Una buena práctica es dedicar un tiempo cada mañana a revisar la agenda y establecer prioridades. Así mismo al final de cada jornada, examinar qué se ha concluido y qué te ha quedado para el día siguiente.

martes, 9 de abril de 2013

Las Leyes del Tiempo

De entre los muchos autores que se han ocupado de este tema, algunos han enunciado "leyes" de aplicación universal al tiempo.

1.ª De Pareto, también conocida como La Ley del 20/80, que dice:
“El 20 por 100 del tiempo de trabajo contribuye al 80 por 100 de los resultados, y viceversa”.
Por lo tanto, lo más eficiente es que identificar ese 20 por 100 de tu tiempo. Es uno de los conceptos más útiles para la productividad personal.
En cuanto a la gestión del tiempo, podemos resumirla de la siguiente manera: cumplir el 20 por 100 de tus tareas más importantes producirá aproximadamente el 80 por 100 de los resultados que debes alcanzar. Por eso es tan importante establecer prioridades.
Una forma muy utilizada de la Ley de Pareto se denomina “análisis ABC”.
Nos enseña que el 15 por 100 de las actividades genera el 65 por 100 de los resultados; este grupo de tareas lo denominaremos “A”.
Otro grupo de tareas “B” produce el 20 por 100 de los mismos.
Finalmente, el 65 por 100 restante de actividades ”C” aporta sólo el 15 por 100. Por tanto las tareas “A” deben sernos absolutamente prioritarias; las “B” podremos delegarlas y las “C” las delegaremos.

2.ª De Parkinson.
Su conocida ley dice que “el trabajo se expande hasta llenar el todo el tiempo disponible”, es decir, “todo trabajo se dilata indefinidamente hasta llegar al tiempo total disponible para su realización”.
O sea, las personas nos adaptamos de manera intuitiva para terminar el trabajo cuando debemos, independientemente del tiempo asignado al comienzo.

3.ª De Swoboda o de los ritmos biológicos.
Que señala que “cada persona se encuentra sometida a múltiples cambios biológicos, que deben ser tenidos en cuenta a la hora de programar sus actividades”.
Por su parte, Jovanovic, al estudiar el rendimiento diario, llegó a la conclusión de que éste evoluciona o describe una forma ondulada, en la que el máximo y el mínimo rendimiento se dan al principio y al final de la jornada, así como al principio y al final de la semana.
Además, descubrió que hay personas que se levantan plenas de energía y dinamismo y que, a medida que la jornada va avanzando, se van apagando poco a poco, es decir van de más a menos. Por el contrario, a otras personas les ocurre todo lo contrario. La diferencia entre unos y otros no es cultural, sino que va escrita en nuestro genoma; hay un reloj biológico en el hipotálamo que marca la ocurrencia de los ritmos biológicos.
Por lo tanto, para ser más eficiente, se han de conocer las horas en las que más suele rendir, y organizarte en consecuencia.

4.ª De Murphy. Sus tres leyes son así de claras:
  1. “Nada es tan sencillo como parece al principio”.
  2. “Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio”.
  3. “Si algo puede ir mal, irá mal”
Las tres apuntan a una solución: hemos de planificar meticulosamente nuestro tiempo, en previsión de dificultades.

5.ª De Acosta ha formulado cuatro leyes:
  1. “El tiempo que requiere una tarea crece cuando la interrumpimos y la reanudamos”. Y la ilustra “con una cuerda. Cada vez que la cortemos, para empalmarla será preciso realizar un nudo que reducirá su longitud. La mente humana funciona de un modo análogo: no cabe retomar una tarea en el punto en que se interrumpió; siempre hay que hacer un "nudo" mental, e incluso físico. Y cada nudo implica pérdida de tiempo.
  2. “Para una tarea corta siempre hay un minuto; para una larga nunca hay tiempo”. Y la explica así: “Es más difícil aparcar un camión que una moto”.
  3. “Lo perfecto no resulta rentable”. Y se explica de la siguiente manera “Es fácil ser perfeccionista en cosas poco importantes y chapuza en las que sí lo son. Conviene dedicar más tiempo a las importantes y menos a las que no lo son”.
  4. “La excelencia requiere dedicar cuatro veces menos tiempo a lo que sólo es urgente para poder dedicar cuatro veces más tiempo a lo que sólo es importante”.