ESTRATEGIA PARA GESTIONAR EL TIEMPO

1. Cada persona programa sus responsabilidades y prioridades a su manera; es decir, no hay un modelo único para gestionar bien el tiempo. Pero sí se han establecido unos principios básicos que cualquier directivo puede aplicar a cualquier circunstancia.
2. Planificar es la clave para gestionar el tiempo. Organizar el tiempo es la llave maestra de su utilización eficiente.

Es evidente que, con el mismo tiempo, todos no alcanzamos los mismos resultados, y que todos los días no somos igualmente eficaces. Por eso, se debe de organizar el tiempo: le permitirá trabajar menos y mejor. Todos perdemos tiempo en nuestro trabajo o, al menos, tenemos la impresión de haber hecho menos de lo que queríamos; con una buena organización de nuestro tiempo podríamos haberlo evitado.

A veces pensamos que el tiempo dedicado a planificarnos es tiempo perdido. No es así. “Aquellos que creen que están demasiado ocupados para planificar sus actividades, siempre perderán más tiempo resolviendo las crisis que surjan” .A lo que habría que añadir que la inversión en tiempo se ve más que compensada por el aumento de la eficacia. Una hora dedicada a la planificación, normalmente ahorra tres en el momento de la ejecución de aquello que se ha planificado, y se obtienen mejores resultados. Sume el número de dichas horas. Utilizando como base una semana de 40 horas, el total de tiempo adicional que se consigue por este medio es de cuatro meses al año. Así podremos decir que “La gente que no planifica su tiempo, lo pierde; la gente que planifica su tiempo, lo invierte”.

Para administrar bien el tiempo, podremos aplicar la técnica SODA:

• Saber el tiempo del que se dispone.
• Organizar una lista de prioridades clasificadas por orden de importancia.
• Decidir cuáles se van a realizar personalmente, cuáles se van a delegar y en quién, qué tiempo se va a reservar para cada una, etc.
• Actuar en consecuencia, es decir, metódicamente, sin improvisaciones ni contradicciones.

La planificación realizada con este método hay que hacerla de forma realista (contando con las interrupciones, conflictos y retrasos habituales). Contabilizando el necesario para preparar, pensar, comprobar y revisar una tarea. Se debe planificar el tiempo como si fuera una prenda de vestir: que cada cual se sientas cómodo y que quede un poco holgada, por si encoge...

Esta planificación ha de ser escrita. Para que no se olvide. Esto presenta las siguientes ventajas:

• Descarga de trabajo a la memoria: nada reaviva más la memoria que la tinta.
• Ofrece una visión panorámica de su distribución.
• Es un elemento de automotivación.
• Evita frecuentes distracciones.
• Señala, día a día, lo que queda sin solucionar o terminar.
• Descubre el tiempo perdido.
• Favorece ajustar el tiempo.

Es conveniente reservar tiempo para organizar el trabajo. Tres niveles u horizontes existen en la organización del tiempo: mensual, semanal y diaria.

La planificación mensual se limita a tareas de larga duración y es la más difícil, por distante. La más útil es la diaria, siempre que se realice todos los días.

Sin embargo, Stephen R. Covey aconseja planificar nuestra actividad desde una visión semanal, porque la diaria ofrece una visión limitada (como un primer plano cinematográfico), en tanto que la semanal proporciona un “contexto más amplio, amplía la foto y nos permite ver lo que en realidad son las montañas. Las actividades diarias comienzan a tomar dimensiones más adecuadas cuando las visualizamos en el contexto de la semana»”

La planificación del tiempo debe acabar siendo una actividad diaria, habitual y rutinaria. Una buena práctica es dedicar un tiempo cada mañana a revisar la agenda y establecer prioridades. Así mismo al final de cada jornada, examinar qué se ha concluido y qué te ha quedado para el día siguiente.