Dirigir es en gran parte lograr objetivos a través de otros. Los directivos, para lograr sus objetivos, disponen de ciertos recursos, siendo los humanos los más importantes. Gestionar es conseguir que otras personas hagan cosas. El directivo eficaz tiene una gran habilidad para delegar obligaciones y tareas en otros. Los directivos eficaces son delegadores eficaces.
Delegar se hace necesario cuando se quiere hacer más cosas utilizando mejor el tiempo, es decir, dedicándolo a lo más importante. Por ello, el jefe inteligente busca qué funciones puede traspasar al personal de su equipo, para liberar parte de su tiempo y dedicarlo a otras tareas de interés o de mayor relevancia de hecho podremos decir que “La falta de delegación es, con mucho, la pérdida de tiempo más importante”.
Delegar es además una potente herramienta para formar. Delegar no exime de responsabilidad, ya que el directivo que delegó es el responsable de los resultados de la tarea. Delegar no es abdicar.
Como orientación general, podemos decir que el directivo ha de delegar todas las tareas, salvo las que sólo él pueda desarrollar.
Delegar implica ceder a un colaborador una función habitual del jefe.
¿Por qué el directivo delega poco?
Los motivos pueden ser varios:
- Desconfianza.
- Inseguridad.
- Desinformación.
- Falta de capacitación de los subalternos.
- Prepotencia.
- Miedo a que el colaborador lo haga mejor que él y, a la larga, haga peligrar su posición.
Ahora bien, para que esta delegación sea eficaz se ha de tener en cuenta:
- Planificarla con cuidado: examinar qué tareas y en qué personas delegar.
- Comunicar con claridad
- Ser flexible acerca de la fecha límite.
- Asignar los recursos necesarios.
- Supervisar la evolución.
- Ser flexible y firme a la vez: flexible en cuanto al método, pero firme en cuanto al objetivo.
- Reconocer el esfuerzo del colaborador.
Así mismo habremos de evitar lo siguiente.
- Tener prisa. Es necesario tomarse el tiempo necesario para explicar adecuadamente todo lo necesario para completar la tarea con éxito.
- Dar instrucciones incompletas. Es preciso comunicar todo lo necesario, incluso lo obvio.
- No considerar las preocupaciones del colaborador. Delegar implica escuchar mucho.
- No estar disponible para aclarar las dudas.
- Delegar en cualquier colaborador indistintamente.
Para una delegación eficaz deberemos cumplir los siguientes preceptos
- Dedique el tiempo necesario para determinar los resultados deseados.
- Defina claramente los objetivos. Es decir, aseguresé de que los resultados esperados son SMART (Sencillos, Medibles, Alcanzables, Retadores y Temporizados) a la vez que flexibles. Y comuníquelos de esa manera.
- Conozca la capacidades de sus colaboradores: sabrá qué es capaz de hacer cada uno y qué no. Sólo podrá delegar en aquellos que saben (tienen la formación requerida) y quieren (están motivados para) hacer algo.
- Involucre a los implicados. Ponga el énfasis en los resultados y no en el método: de esa manera el colaborador tendrá la satisfacción de aportar sus propias ideas y le ahorrará mucho tiempo.
- Pida al colaborador que resuma lo que han estado hablando, para comprobar que todo le ha quedado claro.
- Establezca los procedimientos para evaluar los progresos.
- Acepte el riesgo como algo inherente a la delegación.
- Conceda el derecho al error.
- Evite el perfeccionismo.
- Persigua objetivos razonables.
- Tenga en cuenta la curva del aprendizaje.
- Comunique por escrito: la tarea, las condiciones y las fechas.
- Haga un seguimiento continuo.
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