PRIORIZAR TAREAS

Para priorizar tareas lo esencial es evaluarlas según su importancia a largo plazo y su urgencia a corto.

 

Un trabajo es importante si reporta valor añadido a la organización, aunque sea una tarea rutinaria, una actividad es importante si va encaminada directa o indirectamente a planificar o a realizar nuestro plan y a conseguir nuestro objetivo.

 

En cambio, un trabajo es urgente si debe hacerse de inmediato, pero puede no ser importante. Si confundimos lo urgente con lo importante, o viceversa, el prejuicio para la consecución de objetivos será demoledor. Ésta es la clave de la gestión eficaz del tiempo: saber discernir entre lo importante y lo urgente.

 

Cruzando ambos parámetros, urgencia e importancia, podemos distinguir cuatro categorías de tareas: importante y urgente, importante y no urgente, no importante y urgente, no importante y no urgente.

 

Debemos dedicarnos primero a lo importante, salvo excepciones de urgencia

 

Una fórmula para diferenciar lo urgente de lo importante es preguntarse si la tarea urgente ayuda a conseguir un objetivo importante; de no ser así, es probable que pertenezca a la categoría de cosas no importantes. Muchas actividades importantes se vuelven urgentes porque las postergamos o porque no nos planificamos. La solución a estas situaciones se denomina 3P “Planificar, preparar y prevenir impiden que las cosas se vuelvan urgentes”.

 

Lo importante pero no urgente es la categoría de la calidad y del liderazgo personal.

 

Lo urgente pero no importante es la categoría del engaño; en ella se incluyen: muchas llamadas telefónicas, reuniones de última hora, visitas inesperadas, etc. Perdemos mucho tiempo con estas tareas, por satisfacer las prioridades y expectativas de otros. Es la denominada “tiranía de lo urgente”.

 

Lo no urgente y no importante es la pérdida de tiempo por antonomasia. Incluye todo aquello que no encaja en el trabajo.

 

Debemos listar prioridades. Algunos directivos hacen, al final de cada día, una sola lista de todo lo que tienen que hacer el día siguiente.

 

La clave está en programar las prioridades, no en priorizar horarios. Es decir, lo importante es cuántas tareas finalizas correctamente, no cuántas horas trabajas. O sea, la clave es el aprovechamiento del tiempo. No porque se intenten hacer más tareas vamos a conseguir antes los objetivos.

 

Robert M. Hochheiser en su libro “Administre su tiempo eficazmente” recomienda “comparar aquello que se desea hacer con lo que se hace o se planea hacer. Y preguntarse cuánto se puede ganar en un caso y en otro, así como cuánto puede perder por no hacer una cosa ni otra. Consideraremos todas las opciones. El resultado será una lista de prioridades que indicará qué debe hacer en primer lugar, qué en segundo término y así hasta llegar al final, en función de conseguir que sus beneficios sean máximos y sus pérdidas mínimas”.

 

La esencia misma de una gestión eficaz del tiempo descansa en hacer en primer lugar “Aquello cuyo cumplimiento produzca el mayor beneficio y dejar para el final aquello otro cuya demora va a ocasionar menores pérdidas».

 

Establecer prioridades permitirá:

 

• Concentrarse en exclusiva en la actividad actual. 

• Resolver los asuntos de uno en uno. 

• Establecer el flujo de las tareas. 

• Solucionar los problemas de forma efectiva en el tiempo fijado. 

• Lograr las metas previstas. 

• Delegar aquellas tareas que sus colaboradores pueden realizar. 

• Obtener mejores resultados. 

• Evaluar en qué medida ha logrado las metas deseadas. 

• Programar para el día siguiente los trabajos pendientes.